Recibe pedidos o citas con un Formulario de Google que llena tu hoja y te avisa por correo
Necesitas: Formularios de Google + Google Sheets + Gmail + ChatGPT o Gemini
🆕 ¿Primera vez? Así se usa este caso (1 minuto)
- Abre cualquier IA gratis: ChatGPT, Grok, Meta AI o Gemini. ¿No tienes cuenta? Ábrela aquí.
- Baja hasta "Prompt listo para copiar" y toca el botón verde Copiar prompt. (Un prompt es la instrucción que le escribes a la IA.)
- Pégalo en el chat de la IA y cambia lo que está entre [corchetes] por tus datos.
- Revisa la respuesta con la sección "Cómo verificar" antes de usarla.
En pocas palabras
Haces un Formulario de Google (gratis) para que tus clientes pidan, aparten o agenden. Cada respuesta cae sola en una hoja de Google Sheets y te llega un correo de aviso. Una vez por semana pegas la hoja en la IA y te dice qué entregar, qué falta y qué se vendió más. Es tu primera automatización real, sin programar y sin pagar.
Qué hace
Conecta cuatro herramientas gratuitas de Google con una IA:
- Formularios de Google: el cliente llena nombre, qué quiere y cuándo.
- Google Sheets: guarda cada respuesta en una fila, en orden.
- Gmail: te avisa al momento de cada respuesta nueva.
- IA (ChatGPT o Gemini): resume la semana y te arma la lista de trabajo.
Sirve para pedidos de pasteles o comida, apartados de catálogo, citas de servicio, inscripciones a cursos o pedidos de mayoreo. Mandas la liga del formulario por WhatsApp o la pones en tu Facebook.
Paso a paso
- Entra a forms.google.com con tu cuenta de Google y crea un formulario en blanco. Ponle un título claro (“Pedidos Pasteles Mary”).
- Agrega preguntas: Nombre, WhatsApp, Producto (opción múltiple), Cantidad, Fecha de entrega (tipo Fecha), Notas. Marca como obligatorias las importantes.
- Pídele a la IA que te revise las preguntas con el prompt 1 de abajo (para que no falte nada).
- Conecta la hoja: en la pestaña Respuestas, da clic en Más (⋮) → “Seleccionar destino de las respuestas” → “Crear una hoja de cálculo”. Desde ahí cada respuesta llega sola a Google Sheets.
- Activa el aviso: en la misma pestaña Respuestas, da clic en Más (⋮) → “Recibir notificaciones por correo electrónico de nuevas respuestas”.
- Da clic en Enviar → ícono de liga → copia la liga corta. Pégala en tu WhatsApp Business (en el perfil o en una respuesta rápida) y en tu página de Facebook.
- Haz una prueba: llena tú el formulario y revisa que aparezca la fila en la hoja y que te llegue el correo.
- Cada lunes (o cada noche en temporada alta) copia las filas nuevas de la hoja y pégalas en la IA con el prompt 2.
Prompt listo para copiar
PROMPT 1 – Revisar mi formulario
Tengo un negocio de [GIRO] en [CIUDAD]. Voy a recibir [PEDIDOS / CITAS / APARTADOS] con un Formulario de Google.
Estas son mis preguntas: [PEGA TUS PREGUNTAS].
1) Dime qué pregunta falta para poder entregar sin volver a preguntar al cliente.
2) Sugiere qué preguntas deben ser opción múltiple para que las respuestas salgan ordenadas.
3) Escribe un texto de bienvenida de 2 líneas y un mensaje de confirmación amable.
PROMPT 2 – Resumen de la semana
Estas son las respuestas de mi formulario de esta semana (sin teléfonos):
[PEGA LAS FILAS: FECHA – NOMBRE – PRODUCTO – CANTIDAD – FECHA DE ENTREGA – NOTAS]
Hoy es [FECHA]. Dame:
1) Lista de entregas ordenada por fecha (lo más próximo primero).
2) Total por producto (para comprar insumos).
3) Pedidos con datos incompletos o raros que debo confirmar.
4) Un mensaje corto de confirmación por WhatsApp para cada cliente.
No inventes pedidos ni cantidades; usa solo las filas.
Ejemplo real: así responde la IA
Datos ficticios. Pastelería casera en Querétaro.
Entregas:
- Vie 23: Sofía – Pastel tres leches 20 personas – Notas: "sin nuez"
- Sáb 24: Martín – 2 docenas de cupcakes – Notas: vacío
- Sáb 24: Elena – Pastel chocolate 10 personas – Fecha de entrega: 24/09 ⚠️
Totales: 2 pasteles (1 tres leches, 1 chocolate), 24 cupcakes.
Por confirmar:
- Elena puso 24/09 (fecha pasada). ¿Será 24/10?
- Martín no dijo sabor de cupcakes.
WhatsApp a Martín: "¡Hola Martín! Recibimos tu pedido de 2 docenas de
cupcakes para el sábado 24. ¿De qué sabor los quieres? 🧁"
Plantilla de preguntas
| Pregunta | Tipo | ¿Obligatoria? |
|---|---|---|
| Nombre | Respuesta corta | Sí |
| Respuesta corta | Sí | |
| Producto o servicio | Opción múltiple | Sí |
| Cantidad o número de personas | Respuesta corta (número) | Sí |
| Fecha de entrega o cita | Fecha | Sí |
| ¿Recoges o te lo llevamos? | Opción múltiple | Sí |
| Notas (alergias, colores, dirección) | Párrafo | No |
Errores comunes
| Error | Mejor |
|---|---|
| Preguntas abiertas para todo | Usa opción múltiple en producto y entrega |
| No conectar la hoja | Sin hoja, las respuestas quedan solo dentro del formulario |
| No probar antes de compartir | Llena tú el formulario una vez |
| Prometer el pedido sin confirmar | Confirma cada pedido por WhatsApp antes de comprar insumos |
Riesgos
- No pidas datos sensibles en el formulario (tarjeta, contraseñas, CURP o número de seguro social).
- La hoja contiene datos personales de tus clientes: no la compartas con permiso de “cualquier persona con el enlace”.
- Al pegar respuestas en la IA, quita teléfonos y direcciones.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto cuesta?
Formularios de Google, Google Sheets y Gmail son gratis con una cuenta personal de Google.
¿Dónde quedan las respuestas si no conecté la hoja?
En la pestaña Respuestas del formulario (Resumen). Puedes conectar la hoja después con “Seleccionar destino de las respuestas” y Google la crea con lo que ya tenías, según la ayuda oficial de Google.
¿Puedo hacer que la IA lea la hoja sola?
Sí, si usas Gemini con tu cuenta de Google y conectas Google Workspace en Apps conectadas: puedes pedirle que busque en tus archivos de Drive. Para empezar, copiar y pegar es más seguro y controlas qué datos compartes.
¿Cuál es el siguiente nivel?
Cuando tengas muchos pedidos, puedes mandar cada respuesta nueva a WhatsApp o a otra app con Zapier, Make o n8n. Mira integraciones explicadas y el flujo negocio en piloto automático.
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¿Qué sigue?
Fuente: guía original de Guía de Agentes · Las palabras subrayadas como SAT o ITIN llevan al glosario.