Inventario en Excel con costo promedio, mínimos y conteo físico
Necesitas: Excel o Google Sheets + ChatGPT
⚠️ Importante: Esta guía es solo informativa y no es asesoría financiera ni fiscal. Confirma con tu banco, CONDUSEF, el SAT o un contador.
🆕 ¿Primera vez? Así se usa este caso (1 minuto)
- Abre una IA gratis: ChatGPT, Gemini o Grok. ¿No tienes cuenta? Ábrela aquí.
- Baja hasta "Prompt listo para copiar" y toca el botón verde Copiar prompt. (Un prompt es la instrucción que le escribes a la IA.)
- Pégalo en el chat de la IA y cambia lo que está entre [corchetes] por tus datos.
- Revisa la respuesta con la sección "Cómo verificar" antes de usarla.
Qué hace
Llevas entradas y salidas de mercancía, calculas existencias, costo promedio y valor del inventario, y comparas con el conteo físico para encontrar faltantes.
Paso a paso
- Crea la hoja Catálogo: SKU, Producto, Unidad, Mínimo, Proveedor.
- Crea la hoja Movimientos: Fecha, SKU, Tipo (Entrada/Salida), Cantidad, Costo unitario (solo en entradas), Documento (CFDI o nota).
- En Catálogo calcula Entradas:
=SUMAR.SI.CONJUNTO(Movimientos!D:D;Movimientos!B:B;A2;Movimientos!C:C;"Entrada")y Salidas igual con “Salida”. - Existencia:
=F2-G2(entradas menos salidas, más inventario inicial si lo tienes). - Costo promedio simple:
=SUMAPRODUCTO((Movimientos!B$2:B$5000=A2)*(Movimientos!C$2:C$5000="Entrada")*Movimientos!D$2:D$5000*Movimientos!E$2:E$5000)/F2. - Valor del inventario:
=H2*I2. - Alerta de resurtido:
=SI(H2<=D2;"PEDIR";""). - Al cierre de mes haz un conteo físico en la columna Conteo y calcula Diferencia
=K2-H2. - Pide a la IA que te ayude a analizar diferencias y a armar el pedido de resurtido.
Columnas sugeridas (Catálogo)
| A SKU | B Producto | C Unidad | D Mínimo | E Proveedor | F Entradas | G Salidas | H Existencia | I Costo prom. | J Valor | K Conteo | L Diferencia |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| ABA-001 | Aceite 1 L | pieza | 24 | Proveedor A | 120 | 101 | 19 | 38.50 | 731.50 | 17 | −2 |
Cifras de ejemplo.
Prompt listo para copiar
Actúa como experto en control de inventarios para comercios en México.
Contexto: tengo una tienda de [GIRO]. Estas son las diferencias entre mi sistema y el conteo físico del mes: [SKU, PRODUCTO, SISTEMA, CONTEO].
Tarea: agrupa las diferencias por posibles causas (merma, error de captura, robo hormiga, devolución no registrada), dime qué revisar primero según el valor en pesos, y propón 5 controles sencillos para el próximo mes.
Formato: tabla y luego lista. No afirmes causas como hechos.
Cómo verificar
- El valor del inventario debe coincidir con la cuenta de inventarios en tu contabilidad (o explicar la diferencia).
- Las entradas deben tener su CFDI de compra.
Riesgos
- El método de costeo para efectos fiscales debe ser consistente; consulta con tu contador.
Preguntas frecuentes
¿Cuándo conviene un sistema de punto de venta?
Cuando tienes muchos productos o varias cajas; el Excel es buen inicio y ayuda a entender tus números.
Casos relacionados
¿Qué sigue?
Fuente: guía original de Guía de Agentes · Las palabras subrayadas como SAT o ITIN llevan al glosario.