Cierre de mes contable con checklist y ayuda de IA
Necesitas: Google Sheets o Excel + ChatGPT, Claude o Notion
⚠️ Importante: Esta guía es solo informativa y no es asesoría financiera ni fiscal. Confirma con tu banco, CONDUSEF, el SAT o un contador.
🆕 ¿Primera vez? Así se usa este caso (1 minuto)
- Abre una IA gratis: ChatGPT, Gemini o Grok. ¿No tienes cuenta? Ábrela aquí.
- Baja hasta "Prompt listo para copiar" y toca el botón verde Copiar prompt. (Un prompt es la instrucción que le escribes a la IA.)
- Pégalo en el chat de la IA y cambia lo que está entre [corchetes] por tus datos.
- Revisa la respuesta con la sección "Cómo verificar" antes de usarla.
Qué hace
Conviertes el cierre de mes en una lista ordenada con responsables y fechas, y usas la IA para redactar solicitudes a clientes, revisar pendientes y armar el reporte final.
Paso a paso
- Crea una hoja Cierre con: Tarea, Responsable, Fecha límite, Estatus, Evidencia (liga al archivo).
- Carga el checklist base de la tabla de abajo y adáptalo a cada cliente.
- Días 1-3: pide documentos al cliente (estados de cuenta, facturas faltantes, nómina). Usa la IA para el correo.
- Días 3-6: descarga CFDI, cuadra contra contabilidad, concilia bancos.
- Días 6-10: registra provisiones, depreciaciones, revisa saldos raros (clientes con saldo a favor, proveedores negativos).
- Días 10-15: calcula impuestos con tu sistema, revisa y prepara el pago (los pagos provisionales mensuales en general vencen el día 17).
- Al final, pide a la IA un resumen ejecutivo para el cliente con los números que tú le das.
Checklist base
| # | Tarea | Caso de apoyo |
|---|---|---|
| 1 | Solicitar documentos al cliente | Solicitar documentos |
| 2 | Descargar CFDI emitidos y recibidos | CFDI a fondo |
| 3 | Conciliar cada cuenta bancaria | Conciliación a fondo |
| 4 | Revisar CxC y CxP | CxC · CxP |
| 5 | Nómina timbrada vs pagada | Nómina |
| 6 | Inventario físico vs sistema | Inventarios |
| 7 | Calcular y revisar impuestos | sistema contable |
| 8 | Reporte mensual al cliente | Reporte mensual |
Prompt listo para copiar
Actúa como gerente de un despacho contable en México.
Contexto: llevo [NÚMERO] clientes (personas físicas y morales). Este es mi checklist de cierre: [PEGA LISTA] y este es el estatus de hoy: [ESTATUS].
Tarea: dime qué pendientes son críticos para cumplir antes del día 17, redacta un correo breve para cada cliente con documentos faltantes, y propón el orden de trabajo de esta semana.
Formato: (1) tabla de pendientes críticos, (2) correos, (3) plan por día.
Cómo verificar
- Ninguna tarea se marca como lista sin evidencia (archivo, acuse o conciliación con diferencia cero).
- Revisa fechas límite en el portal del SAT y la página del IMSS.
Riesgos
- No pegues datos fiscales identificables de clientes en IA de uso personal.
Preguntas frecuentes
¿Notion sirve para esto?
Sí, una base de datos de Notion con vista de tablero funciona bien para ver el cierre de muchos clientes.
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¿Qué sigue?
Fuente: guía original de Guía de Agentes · Las palabras subrayadas como SAT o ITIN llevan al glosario.